Jeden Monat dieselbe Fleißarbeit.
Die Abrechnungen meines Großhändlers — getrennt für Azure-Cloud-Dienste und Microsoft-365-Lizenzen — kommen als Tabellen-Datei (CSV) per Mail, in einem technisch sperrigen Format mit vielen Fallstricken. Daraus wurden von Hand Kundenrechnungen: lesen, zuordnen, anlegen, prüfen. Zeitaufwändig, fehleranfällig, und bei wachsender Kundenzahl immer lästiger.
Zwei automatische Abläufe übernehmen die Arbeit.
Ein Ablauf erkennt die eingehende Abrechnungs-Mail, liest die Tabelle zuverlässig aus und ordnet jede Rechnungsposition über die Kundennummer und einen Ähnlichkeits-Abgleich dem richtigen Kunden zu. Täglich entstehen daraus Rechnungsentwürfe; der monatliche Ablauf erstellt pro Kunde die fertige Rechnung, verschickt das PDF und erzeugt zusätzlich die SEPA-Lastschrift-Datei für die Bank.
- Liest die Tabellen-Daten zuverlässig ein — auch mit Umlauten und deutschen Zahlenformaten
- Keine Doppelrechnung möglich: jede Abrechnungsperiode wird nur einmal verarbeitet
- Strikte Trennung von Test- und Echtbetrieb — nichts geht versehentlich raus
- Ergebnis-Bericht nach jedem Durchlauf per Mail an mich
Buchhaltung im Regelbetrieb — ich prüfe nur noch.
Beide Abläufe laufen im Echtbetrieb. Was vorher ein halbstündiger Monatsblock plus sieben manuelle Schritte war, ist heute ein Bericht in meinem Postfach: Sonderfälle werden markiert statt blind gebucht, und die SEPA-Datei reiche ich bewusst selbst bei der Bank ein — Automatik mit eingebauter Vorsicht.
Ich nutze das System jeden Monat selbst. Was ich Kunden empfehle und wovon ich abrate, kommt aus dem eigenen Betrieb.