Jede Mahnung ein Handgriff zu viel.
Für die laufenden Beiträge fielen ständig Mahnungen an, die von Hand bearbeitet werden mussten: einordnen, über das richtige Absender-Postfach der jeweiligen Gesellschaft verschicken, der zuständigen Einrichtung melden und revisionssicher ablegen. Das kostete Zeit — und ging regelmäßig schief: falsches Postfach, vergessene Ablage oder ein Abbruch, wenn eine Empfängeradresse fehlte.
Ein Workflow, der liest, entscheidet und versendet.
Sobald eine Mahnung als PDF in einer SharePoint-Bibliothek landet, startet ein Power-Automate-Workflow. Ein KI-Dokumentenmodell (SharePoint Syntex) erkennt, um welche Art Mahnung es sich handelt, und liest die wichtigen Angaben aus — Gesellschaft, Mahnstufe, Betrag, Empfänger. Anhand der Gesellschaft wählt der Workflow das richtige, freigegebene Absender-Postfach.
Danach läuft alles automatisch: revisionssichere Ablage, Info an die zuständige Einrichtung, Versand an den Empfänger und Statuspflege. Vor dem Versand prüft der Workflow, ob überhaupt eine gültige E-Mail-Adresse vorliegt — fehlt sie, gibt es statt eines Abbruchs eine gezielte Warnung mit klarer Handlungsaufforderung.
- KI-Dokumentenanalyse: klassifiziert jede Mahnung und liest die Metadaten aus — nur die richtigen Fälle laufen weiter.
- Richtiges Absender-Postfach je Gesellschaft — automatisch, ohne Nachdenken und ohne Verwechslung.
- Revisionssichere Ablage plus Info an die zuständige Stelle, bevor die Mahnung rausgeht.
- Adress-Prüfung statt Absturz: fehlt eine gültige E-Mail, warnt der Workflow gezielt; technische Fehler landen automatisch als Ticket beim Helpdesk.
Von der Ablage bis zum Versand ohne Handanlegen.
Mahnungen für mehrere Gesellschaften werden Ende zu Ende verarbeitet — klassifiziert, richtig adressiert, abgelegt und versendet, ohne dass jemand sie sortiert. Die häufigste Fehlerquelle, ungültige Empfängeradressen, führt nicht mehr zum Abbruch, sondern zu einer gezielten Rückmeldung. Das spart wiederkehrende Verwaltungszeit und macht den ganzen Vorgang nachvollziehbar.