Jeder neue Berater komplett von Hand.
Die freien Berater werden im Bewerbermanagement geführt und bewusst nicht in die Personalverwaltung übernommen. Die eigentliche Arbeitsgrundlage ist aber eine SharePoint-Liste: Stammdaten, fachliche Profilfelder und zu jedem Berater ein Dokumenten-Ordner, der als Link im Eintrag hängt.
Wer neu dazukam, wurde dort von Hand angelegt — Stammdaten aus dem Bewerbermanagement abtippen, Ordner erstellen, Zugriff vergeben, Link eintragen. Dazu kam das Nachladen der Unterlagen, Dokument für Dokument. Das kostete bei jeder neuen Person spürbar Zeit, und weil es Handarbeit war, blieb es liegen.
Ein Abgleich, der nachts von selbst läuft.
Ein n8n-Workflow liest zeitgesteuert alle Berater im Status „Onboarded“ aus dem Bewerbermanagement und gleicht sie mit der SharePoint-Liste ab. Schlüssel ist die stabile ID aus dem Quellsystem, die in einer eigenen Spalte mitgeführt wird: Unbekannte Personen entstehen neu, bekannte werden aktualisiert — und alles, was früher von Hand gepflegt wurde und keine solche ID trägt, bleibt unangetastet. Einen Voll-Sync, der alles überschreibt, gibt es bewusst nicht.
Die einmalige Erstübernahme lief als eigener Workflow mit vorheriger Vorschau, damit vor dem Schreiben sichtbar war, was passieren würde. Ordner und Berechtigung hängen an einem zweiten Auslöser: Sobald im Eintrag der Microsoft-365-Zugang der Person hinterlegt ist, meldet ein Power-Automate-Flow das an n8n, und der Workflow legt den Ordner an, erteilt den Zugriff und schreibt den Link zurück. Was der Ereignis-Weg verpasst, fängt ein zeitgesteuerter Nachfass-Lauf ab.
Ein Punkt ließ sich nicht lösen, und das steht auch so im Konzept: Bewerber-Dokumente gibt das Bewerbermanagement über seine Schnittstelle nicht heraus — ausdrücklich vom Hersteller bestätigt. Damit ist ausgerechnet der Teil nicht automatisierbar, der am meisten Handarbeit kostet. Statt das zu überspielen, ist es dokumentiert und über einen anderen Weg eingeplant.
- Abgleich über die stabile ID aus dem Quellsystem — neue Profile entstehen, bekannte werden aktualisiert, von Hand gepflegte Einträge bleiben unberührt.
- Wiederholbar ohne Nebenwirkung: ein zweiter Lauf legt nichts doppelt an und ändert nichts, was bereits stimmt.
- Ordner, Zugriffsrecht und Link entstehen automatisch, sobald der Microsoft-365-Zugang im Eintrag steht — ereignisgesteuert, mit zeitgesteuertem Nachfassen als Sicherheitsnetz.
- Ein eigener Fehler-Workflow meldet Störungen aktiv, statt sie im Protokoll versanden zu lassen.
- Was nicht geht, steht drin: Dokumente aus dem Bewerbermanagement bleiben bewusst manuell — die Schnittstelle gibt sie nicht her.
Neue Berater sind da, bevor jemand sie anlegt.
In ihren Stammdaten pflegt sich die Berater-Datenbank inzwischen selbst. Die vollständige Erstübernahme lief fehlerfrei durch, ein direkt anschließender Wiederholungslauf änderte nichts — der Beweis, dass wiederholtes Laufen nichts doppelt anlegt. Seither entstehen Ordner und Berechtigungen ohne Zutun, und der Ordner-Link steht im Eintrag, sobald der Zugang der Person eingetragen ist.
Was bewusst Handarbeit bleibt, ist benannt statt versprochen: die Dokumente. Dafür ist die Grundlage jetzt da — ein sauberer, eindeutig verknüpfter Datenbestand, auf dem die nächste Ausbaustufe aufsetzen kann.