KI-Rezeptionist & Voice

Dein Telefon hebt ab — auch wenn du gerade nicht kannst.

Dein Telefon klingelt — ein KI-Rezeptionist hebt ab, versteht das Anliegen auf Deutsch und qualifiziert den Anruf. Termine trägt er direkt in deinen Kalender ein, und nur das Relevante landet bei dir. Vollständig in Microsoft 365 integriert, auf Wunsch auch als Notdienst-Annahme nach Feierabend.

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Ausgangssituation

Wenn keiner rangeht, ruft der Nächste an.

Du kannst nicht gleichzeitig arbeiten und am Hörer hängen — und für viele Anrufer ist ein Anrufbeantworter das Signal, einfach beim Nächsten anzurufen. In der Mittagspause, im Kundentermin oder nach Feierabend läuft dein Telefon ins Leere, und du erfährst oft nicht einmal, wer etwas von dir wollte. Ein KI-Rezeptionist springt genau dann ein, wenn du selbst nicht abnehmen kannst.

Was ich mache

Ein Rezeptionist, der nie ins Wochenende geht.

Kein starres Sprachmenü zum Durchdrücken — sondern ein KI-Rezeptionist, der zuhört, versteht und genau das tut, was du sonst selbst am Telefon erledigst.

Der KI-Rezeptionist nimmt deine Anrufe in natürlichem Deutsch an, hört zu und erkennt, worum es geht — ohne Bandansage zum Durchdrücken.
Er qualifiziert jeden Anruf: Wer ruft an, was ist das Anliegen, wie dringend ist es — damit du nur das auf den Tisch bekommst, was wirklich zu dir gehört.
Termine trägt er direkt in deinen Kalender ein und schlägt freie Slots vor, statt dir später einen Stapel Rückrufzettel zu hinterlassen.
Nach jedem Gespräch bekommst du eine saubere Zusammenfassung — per Mail, Teams-Nachricht oder als Aufgabe — und entscheidest in Ruhe, was du zurückrufst.
Auf Wunsch übernimmt er die Notdienst-Annahme nach Feierabend: dringende Fälle leitet er sofort an dich weiter, der Rest wartet bis zum nächsten Morgen.
Alles läuft in Microsoft 365 integriert — Kalender, Kontakte und Postfach, die du ohnehin nutzt, statt eines zweiten Systems nebenher.

So arbeiten wir.

Vier Schritte, klar und planbar. Du weißt vor dem ersten Handgriff, was ich vorhabe und wie lange es dauert.

01 · Gespräch

Kennenlernen & Bestandsaufnahme

Online per Microsoft Teams. Ich höre zu, schaue mir deine Infrastruktur an und stelle die richtigen Fragen.

Kostenlos · ~ 30 min

02 · Konzept

Plan & Angebot

Schriftliche Empfehlung mit Optionen — kein Tech-Kauderwelsch, sondern eine klare Liste mit Aufwand und Zeitplan.

In 3 Werktagen

03 · Umsetzung

Installation & Migration

Termintreu, soweit möglich abends oder am Wochenende. Du verlierst keine Arbeitszeit, ich keinen Schlaf.

Im vereinbarten Fenster

04 · Betreuung

Wartung & individuelle Betreuung

Individuelle und direkte Betreuung nach Go-Live, optionaler Wartungsvertrag möglich.

Optional & planbar

Warum ich

Klingt persönlich, läuft zuverlässig.

Ich richte den KI-Rezeptionisten auf deinen Betrieb ein — auf deine Begrüßung, deine typischen Anliegen und die Fälle, die wirklich sofort zu dir sollen.

Seit 2007Fast zwei Jahrzehnte IT-Praxis in der Region Karlsruhe — rund 176 betreute Kunden.

DSGVO-firstDie Anrufe werden mit EU-Datenresidenz in deutschen Rechenzentren verarbeitet — keine Gesprächsdaten bei US-Anbietern.

Ein AnsprechpartnerDu hast meine Mobilnummer — kein Ticketsystem, keine anonyme Warteschleife.

Sauber übergebenWas zu komplex wird, reicht der Rezeptionist mit vollem Kontext an dich weiter — er rät nicht und verspricht nichts in deinem Namen.

Für wen

Passt zu dir, wenn …

… bei dir öfter das Telefon klingelt, während du beim Kunden, auf der Baustelle oder in der Werkstatt stehst — und ein Anrufbeantworter dir zu wenig ist. Praxen, Handwerksbetriebe, Kanzleien und kleine Teams, die jeden Anrufer ernst nehmen wollen, ohne jemanden dauerhaft ans Telefon zu setzen.

FAQ

Häufige Fragen

Hört mein Anrufer, dass eine KI-Telefonannahme drangeht?

Der KI-Rezeptionist spricht natürliches Deutsch, hört aktiv zu und antwortet auf das, was gesagt wird — keine Bandansage, kein „Drücken Sie die 1". Für Betriebe in Karlsruhe richte ich die KI-Telefonannahme mit deiner eigenen Begrüßung und deinem Tonfall ein, sodass sich der Anruf anfühlt wie ein freundliches Vorzimmer und nicht wie ein Automat.

Wie funktioniert die Notdienst-Annahme nach Feierabend?

Du legst fest, was ein dringender Fall ist und was bis zum nächsten Morgen warten kann. Erkennt der Rezeptionist einen Notfall, leitet er ihn sofort an dich weiter — per Anruf, SMS oder Teams-Nachricht. Alles andere sammelt er und legt es dir gebündelt vor, statt dich abends mit jeder Kleinigkeit zu stören.

Was passiert, wenn die KI ein Anliegen nicht beantworten kann?

Dann rät sie nicht herum, sondern übergibt sauber: Sie nimmt Anliegen, Namen und Rückrufnummer auf und reicht alles mit vollem Kontext an dich oder dein Team weiter. So weißt du schon vor dem Rückruf, worum es geht — und dein Anrufer fühlt sich ernst genommen, statt in einer Schleife zu landen.

Muss ich dafür meine Telefonnummer oder meine Anlage wechseln?

Nein. In den meisten Fällen binde ich den KI-Rezeptionisten an deine bestehende Nummer an — direkt oder als Umleitung, die erst greift, wenn du selbst nicht abnimmst. Läuft deine Telefonie ohnehin über Microsoft 365 oder eine Cloud-Anlage, integriere ich beides, damit nichts doppelt aufgebaut werden muss.

Was kostet ein KI-Rezeptionist?

Das hängt davon ab, wie viele Anrufe anfallen, was die KI können soll und wie tief sie mit deinem Kalender und Microsoft 365 verzahnt wird — eine reine Annahme nach Feierabend ist etwas anderes als eine Vollzeit-Vermittlung. Im kostenlosen Erstgespräch schaue ich mir deine Telefonsituation an und sage dir ehrlich, ob sich ein KI-Rezeptionist für dich lohnt — oder ob eine einfachere Lösung reicht.

KI-Telefonannahme in Karlsruhe — kein Anruf geht mehr verloren.

30 Minuten online per Microsoft Teams. Erzähl mir, wie dein Telefon heute läuft — ich sage dir ehrlich, wo ein KI-Rezeptionist dir den Rücken freihält und wo nicht.

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+49 721 59 79 0 558

Mail

info@wagner-emden.com